【解説記事】バーチャルオフィスの受付と会議室の選び方について

この記事ではバーチャルオフィスのどういった部分に注目すべきかを解説していきます!

・法人登記用の住所を貸し出したり、届いた郵便物を指定した住所に届けてくれるのがバーチャルオフィスの基本的なサービスになっています。最近はオフィスに行く必要なく仕事や作業が出来る環境が整ってきましたよね。仕事が出来る場所が広がったこともあり、起業をする為のハードルもどんどん下がってきています。オフィスに行く必要が少なくなってきたとはいえ、大事な商談や業務上どうしても必要な面談は自宅やそこら辺のカフェではしにくいのも事実であり、バーチャルオフィスを契約したとしても会議室などの実際のオフィスを利用する場面も出てくるかと思います。例えば銀行の法人口座を開設する際も担当者の方と会うのは基本的にバーチャルオフィスで契約した住所地になります。つまりバーチャルオフィスを住所を借りるだけの仮想のものとしてだけ捉えるのではなく、物理的なオフィスとして来館される方に普通のオフィスと遜色無い印象を与えられているかにも注意を払う必要があります。

・では実際のバーチャルオフィスのどんな設備を注意して見てくべきかと申しますと、まずは受付がしっかりしているかどうか、ここが大事です。なぜなら来館された方がまず立ち寄るのが受付であり、その受付から受ける印象がその後の商談や面談に影響を及ぼす可能性が高いからです。例えばそもそも受付がないようなオフィスもありますし、スタッフさんが常駐していてゲストの方に丁寧な対応をしているオフィスもあります。今あげたようなオフィスは比べるまでもなく後者の方が印象は圧倒的に良いですよね。このオフィスに初めて訪れた人はどんな想いを抱くかを想像できるようになることが大事です。

・物事が全て思い通りにいけば良いのですが、世の中はそこまで甘くはありません。あなたが取引先の方とバーチャルオフィス住所で大事な商談が控えているとしましょう。その住所に向かって電車で移動している途中に大幅な遅延が発生したとします。その際にオフィス側に対応してくれるスタッフさんがいれば待機場所を伝えて貰ったり軽い立話をしたりしてゲストの方の機嫌を損ねずに難局を乗り切れる可能性が高まります。しかしスタッフがいない場合には目も当てられない事態になってしまう事でしょう。そういった観点から考えても常駐のスタッフもしくは受付の方がいらっしゃるオフィスかどうかは重要です。

・バーチャルオフィス利用者は基本的にオフィスに通勤するということはありません。しかし自分が普段行かないからといって登記住所に来客が無いのかというとそんなこともありません。事前にアポイントメントの連絡を貰っているような場合にはもちろん自分で対応できるかと思いますが、例えば飛び込み営業や信用調査をする会社の方が突然いらっしゃるという場合もあるかと思います。そういった時にバーチャルオフィス側がどんな対応をとってくれるのかというのも契約をする前に確認が出来ると良いですね。当たり前ですが上記のような場合にバーチャルオフィスの独自のシステムなどでゲストの方と連絡が取れるというのが理想と思われます。

・郵便物の受け取りはどうなっているかも確認したいところです。特に受け取るのに本人確認が必要になる書類もあるのでどういった扱いになるのか頭に入れておきましょう。

・バーチャルオフィスに商談などで来館して下さった方がどういう印象を抱くとかという部分に関しても気を付けるべき点です。一般のオフィスを想像して貰うと分かる通り、どこかしらに人がいて打ち合わせや談笑をしているような雰囲気があると思います。バーチャルオフィスを専業でやっているような所は正直なところ運営にそこまでの人数が必要ない為閑散としているパターンが多いですが、逆にコワーキングスペースやシェアオフィスに加えてバーチャルオフィスを提供している所はそういった事は少ないです。

・バーチャルオフィスを選ぶ際につい注目してしまうのは価格ですよね。現在は様々な会社がサービスを提供している為に価格帯も様々な形をとっています。当然格安の値段設定の所もあります。サービスの質が高く月額料金が安い所が見つかれば理想的ですが、そのパターンは稀だと考えておいた方が良いでしょう。すべからくクオリティと値段は釣り合っているものですし、特に不自然に安い所は過去に犯罪に巻き込まれた住所を提供している可能性もあるので気を付けましょう。

【バーチャルオフィスの会議室について】

・バーチャルオフィスの会議室も実に様々な利用料金体系になっています。単純に1時間あたりの価格で計算するところもあれば、平日休日で料金を分けている所もあります。自分がどういった時間帯に一番会議室を使うことになりそうか検討しておきましょう。それさえ事前にやっておければスムーズに選ぶことが出来ると思います。

・どんな会議室の形式になっているかも重要です。オープンスタイルで周囲に会話が聞こえてしまうような造りの所もあれば、半個室で一定のプライベートが守られるような所、完全に外との空間がシャットアウトされる所もあります。自分の仕事の特性によってどのような種類が望ましいか決めていけると良いと思います。例えば個人情報を扱う場面が多ければ完全個室といった感じです。

・オープンや半個室の会議室の場合はあまり考える必要のない部分かも知れませんが、会議室の中が見えるかどうかも見ておくべきポイントです。特に女性が一人で起業してやっている場合、会議室で初対面の男性と二人きりになる場面も出てくる事でしょう。そういった時に外から中が見えないような会議室はリスクになりかねません。かといってオープンすぎても業務に支障が出てしまうという事もあるので自分にとって最適な会議室を見つけましょう。

【バーチャルオフィスの備品について】

・次は備品に関してですが、これも各オフィスどのような備品が用意されているのかは様々です。理想的なのは自分が商談で使うことになるであろう物をリストアップしておき、それが揃いやすいオフィスを選ぶという事です。大事な商談の時に困ってしまわないように準備を進める事をお勧めします。

【バーチャルオフィスの立地について】

・バーチャルオフィスは利便性の高い土地にあるかどうかも確認するべきです。アクセスの良い駅前などはその筆頭になってくると思いますが、やはり初見のかたがオフィスにたどり着くのにどれだけ簡単かという視点を持てると良いと思います。しかしアクセスがし易い場所というのは大抵利用料金も高くなってくる傾向がありますので慎重に検討を進めるようにしましょう。

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